Planowanie czasu – jak pracować efektywniej?

Żyjemy w czasach, w których wykonywanie wielu zadań związanych z pracą czy życiem prywatnym oraz ciągłe zajmowanie się czymś, jest pożądane. Dlatego też często na swoje barki bierzemy mnóstwo rzeczy, których koniec końców nie możemy udźwignąć. Brakuje nam strategii, która pozwoli na doprowadzenie wszystkich spraw do końca. Przede wszystkim potrzebne jest nam dobre planowanie pracy. Wielu ludzi wzbrania się przed zapisywaniem wszystkiego, co chcą zrobić – uważają, że przez to tracą spontaniczność, a planowanie pracy i tak nic nie daje. Owszem, może być ono bezowocne, ale tylko wtedy, kiedy nie przyłożymy się do niego i nie znajdziemy metody, która okaże się dla nas najlepsza. Zazwyczaj planujemy wszystkie najważniejsze wydarzenia – w najdrobniejszych szczegółach. Jeżeli więc to samo zrobimy w przypadku codziennych zadań, wypracujemy strategię, dzięki której dojdziemy do wyznaczonych celów.

 Planowanie pracy – jak zacząć?

Choć wydawać się może, że nie ma nic prostszego niż planowanie pracy, warto zdać sobie sprawę z tego, że także tej czynności trzeba się nauczyć, a wielu osobom sprawia ona duże trudności. Przede wszystkim nie zawsze wiemy, w jaki sposób do tego podejść, na czym się skupić i co zrobić, by wszystko przebiegało zgodnie z wyznaczoną listą.

Po pierwsze warto zacząć od metody małych kroków. Sprawdzi się ona nie tylko na początku. Planujmy z dnia na dzień lub tego samego dnia na początku pracy. Podzielmy nasz kalendarz, planer czy inne narzędzie, w którym będziemy tworzyć listy zadań, na dwie części – zadania na już i dodatkowe, które nie mają określonego terminu lub których deadline jest odległy. Zapiszmy wszystko, co musimy zrobić danego dnia, zaczynając od tego, co jest najważniejsze i najpilniejsze. Jeżeli wykonamy wszystko z naszej listy, możemy sprawdzić, czy mamy jeszcze czas na to, co znajduje się w części zadań dodatkowych. Warto wykreślić każdą zrobioną rzecz – jest to motywujące, widzimy bowiem, jak wiele za nami, i jak efektywny był to czas.

W przypadku zadań złożonych, które składają się z kilku etapów, wypiszmy każdy z nich, aby o niczym nie zapomnieć oraz żeby mieć świadomość, ile mamy do zrobienia

 Planowanie pracy online czy offline?

W jaki sposób planować? Czy w specjalnym planerze, kalendarzu, zeszycie, a może przy pomocy aplikacji? Tutaj nie ma reguły i każdy powinien używać tego, co jest dla niego najwygodniejsze. Warto więc początkowo spróbować każdej z metod, pobrać kilka aplikacji, kupić zeszyt, testować i znaleźć sposób dla siebie.

 Czy planowanie pracy musi dobrze wyglądać?

Coraz popularniejszy jest bulletjournaling – wiele osób przykłada dużą wagę do tego, jak wyglądają ich notatki. Kolory, wzory, znaczniki – uporządkowanie i staranność pomagają ludziom w zapanowaniu nad chaosem i planowaniu pracy. Nie znaczy to oczywiście, że wszyscy powinni zakupić zestaw zakreślaczy, a bez rysunków tworzenie list nie ma sensu, jednak wielu z nas jest wzrokowcami i taki podział zadań może pomóc.

Na rynku jest dostępnych wiele planerów i notesów, które z pewnością spodobają się wszystkim przywiązującym wagę nie tylko do treści, lecz także do wyglądu notatek. Wzorów i wersji naprawdę nie brakuje. I choć odpowiedź na pytanie:- czy planowanie pracy musi dobrze wyglądać?, brzmi: – nie, to warto spróbować zadbać o ich estetykę. Dzięki temu nic nam nie umknie.

 Powodzenie planowania pracy.

Niektóre osoby, które próbują wprowadzić do swojego życia planowanie pracy, stają w obliczu przeszkód, które szybko zniechęcają je do dalszego tworzenia list. Dlatego, aby proces ten miał szanse na powodzenie, należy unikać kilku często powtarzających się błędów.

Przede wszystkim musimy za każdym razem ustalić margines czasowy. Planowanie pracy co do minuty każdego dnia z pewnością nie wpłynie dobrze na nasz zapał. Zazwyczaj w takim przypadku nawet małe przesunięcie jednego z zadań sprawia, że jesteśmy coraz bardziej zdenerwowani, sfrustrowani i przede wszystkim nie mamy motywacji. Dlatego za każdym razem warto pomyśleć o tym, że potrzebujemy dodatkowego czasu, na coś, co nam nagle wypadnie, czy po prostu z powodu spadku energii.

Często również wybiegamy za daleko w czasie, planujemy pracę na następnych kilka miesięcy i okazuje się, że jedna zmiana powoduje, że całe listy są już nieaktualne. Skupmy się na najbliższych terminach, a dokładne planowanie długich okresów odłóżmy.

Planowanie pracy bywa również mało realne. Stawiamy przed sobą tyle zadań, że zwyczajnie nie jesteśmy w stanie się z nimi uporać. Pamiętajmy, że jesteśmy tylko ludźmi, nie cyborgami, nie możemy się zaprogramować i działać bez przerwy. Starajmy się, aby lista obowiązków była możliwa do wykonania. Jeżeli planujemy pracować przez 8 godzin, a zapiszemy 10 zadań, z których na każde potrzebujemy przynajmniej godzinę, to wnioski nasuwają się same. Lepszym sposobem jest zapisanie niezbędnego minimum i ewentualnego dodawania kolejnych zadań.

Jeżeli mamy do wykonania wiele zadań, ale mimo wszystko nie możemy się za nie zabrać i w gruncie rzeczy nasza praca staje się całkowicie nieefektywna, warto spróbować planowania pracy. Dzięki temu będziemy dokładnie wiedzieć, co musimy zrobić, w jakim terminie i na jakim etapie jesteśmy. Pomoże to uporządkować chaos i pracować więcej i skuteczniej. Powinniśmy jednak podejść do tego z dystansem, by nie zacząć popełniać błędów, które skutecznie zniechęcą nas do takiej formy pomocy w pracy.

Źródło: www.workprofit.pl

Źródło: https://poradnikpracownika.pl/-planowanie-pracy-jak-pracowac-efektywniej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *